papaya team pokladničný systém

Technológie v službách gastro biznisu s Papaya POS

 

Podnikanie v gastronómií je náročná disciplína. Pomôcť však môžu aj nové technológie. Takýmto praktickým riešením je i pokladničný systém Papaya POS, na ktorý sme narazili len nedávno. Pomáha už viac ako trom stovkám prevádzok, ktoré sa vďaka „Papayi“ posunuli vpred. O projekte sme sa rozprávali s riaditeľkou projektu Zuzanou Vojtekovou a jeho autorom a vývojárom Tomášom Debnárom.

 papaya team pokladničný systém

Čo sa skrýva pod názvom Papaya POS?

Zuzana: Úplne zjednodušene, je to pokladničný systém. Akákoľvek prevádzka na Slovensku je zo zákona povinná vydávať doklady o zaplatení a informácie o tržbách evidovať pre účely finančnej správy. Na to potrebuje pokladňu. Pokladničné systémy, ktoré sa snažia informácie o predaji spracovať nielen kvôli legislatíve ale najmä pre majiteľov prevádzok, začali vznikať už dávno. Náš systém nadväzuje na tie staršie, no prináša nové technológie a moderné možnosti. Aby mali majitelia viac osohu z toho, čo už robiť musia, a aby to pre nich bolo užívateľsky jednoduché.

V čom sa teda Papaya POS od starších systémov líši?

Zuzana: Začnem tým, čo považujeme za neduhy klasických pokladničných systémov. Tie boli v našich podmienkach vytvorené na excelovom základe niekedy počiatkom deväťdesiatych rokov minulého storočia a odvtedy neprešli takmer žiadnou zásadnou zmenou. Ak s nimi chce človek pracovať, nie je to ľahké. Pohybujete sa v neelegantnom prostredí excelových tabuliek, kde si všetko musíte zložito „naklikať“, aby ste sa dostali k nejakým dátam. Vo výsledku vám to aj tak „vypľuje“ zložitú škaredú tabuľku, v ktorej je problém sa zorientovať. Systém môže obsahovať veľké množstvo informácií o prevádzke, ale ak majiteľ nedisponuje schopnosťami dátového analytika, nemusia mu nič povedať. A, samozrejme, sú to lokálne inštalácie. To znamená, že k údajom zo systému sa dostanete iba z počítača priamo na prevádzke, na diaľku si neskontrolujete nič.

Tomáš:  Papaya POS toto všetko radikálne mení. Prácu s dátami o výsledkoch predaja či aktuálnych skladových zásobách sme výrazne zjednodušili a sprehľadnili. Vďaka mobilným technológiám a tzv. cloudovému riešeniu navyše prinášame rôzne „vychytávky“, ktoré predtým vôbec neboli k dispozícii. Tie neustále rozširujeme, vďaka pravidelným aktualizáciám naši klienti stále dostávajú niečo naviac. A v neposlednom rade sme našim klientom výrazne znížili i počiatočné náklady na zaobstaranie nového pokladničného systému.

papaya 

Priblížite nám, ako to funguje v praxi?

Zuzana: No… Pokúsime sa neskĺznuť do prílišného detailu… keď, tak nás zastavte, dobre?     

Tomáš: Základnou informáciou je, že z pohľadu používateľa, ale aj z technického hľadiska, má Papaya POS dve časti. Na obsluhu v prevádzke – teda na tvorbu účtov či zasielanie objednávok do kuchyne – slúži mobilná aplikácia vyvinutá špeciálne pre zariadenia s operačným systémom Android. To sú tablety, ale pokojne i dotykové telefóny, ktoré dnes vlastní snáď úplne každý. Práca s Papayou je tak nesmierne jednoduchá, zaučenie zamestnancov nezaberie viac ako pár minút. Nezanedbateľnou výhodou je aj nízka cena – keďže využívame bežne dostupné mobilné zariadenia, počiatočných investícií sa netreba obávať.

papaya

A tá druhá časť?        

Tomáš: Tou je tzv. „webadmin“ – manažérske rozhranie slúžiace na správu prevádzky. To znie zložito, ale v podstate ide o ľahko ovládateľné online konto podobné napríklad internetovému bankovníctvu. Majiteľ či prevádzkar sa do neho prihlásia jednoducho cez internetový prehliadač, a razom majú prehľad o aktuálnom dianí vo svojom podniku.

Zuzana: Táto časť Papaye je pre hostí neviditeľná, no pre majiteľov a manažérov podniku je to absolútny kľuč k úspechu. Ľahko si tu kedykoľvek upravia ponuku a cenník v podniku, nastavia užívateľské oprávnenia pre jednotlivých čašníkov, či skontrolujú aktuálnu tržbu. No najdôležitejšia je práve práca s dátami o predaji, ktorú sme zmieňovali v úvode.

Budete konkrétnejší?

Tomáš: Každá jedna operácia na pokladni v prevádzke – vrátane odstránenia  položky, ktorá už raz bola na účet pridaná – ostáva v systéme zachovaná. Funkcionality, ktoré naše online konto obsahuje, s týmito informáciami ďalej pracujú. Majitelia a prevádzkari sa tak v prvom rade dostanú k prehľadným štatistikám o predaji. Svoje tržby môžu sledovať z hľadiska času, spôsobu platby, ale i z pohľadu úspešnosti jednotlivých položiek v ponuke. Môžu tak vhodne reagovať, aby boli efektívnejší – napr. posilniť obsluhu v čase, keď je predaj najsilnejší, alebo prestať ponúkať položky, o ktoré medzi zákazníkmi nie je záujem.

Zuzana: To, že si systém pamätá i zrušené účty či položky, ako aj to, ktorý zamestnanec takú operáciu vykonal, zasa umožňuje nájsť problém v prípade podozrenia, že dochádza – ako to povedať – ku „kráteniu tržieb“. Predaj jednotlivých položiek je zároveň naviazaný na skladové zásoby, ktoré sa po každom uzavretom účte automaticky aktualizujú. Majiteľ tak vždy má prehľad, čo treba doobjednať, aby nečelil problémom s nedostatkom tovaru.

Tomáš: Už sme spomenuli, že všetko toto sa deje online, v priamom prenose. Informácie sú majiteľovi dostupné všade tam, kde má prístup k internetu. Nemusí teda chodiť do kancelárie, ako to bolo pri starších systémoch. Využívame totiž technológiu tzv. cloudových služieb, čo na Slovensku zatiaľ vôbec nie je bežné. My sme s tým začali ako prví a sme aj najďalej vo vývoji.    

papaya

 

Znamená to, že ste inšpiráciu hľadali v zahraničí?

Zuzana: Inšpirácia bola, ale nie ako prvotný impulz. Keď sa už kolegovia pustili do pokladničného systému, zistili, že v zahraničí sa vyvíja niečo podobné. Zahraničnú konkurenciu teda priebežne monitorujeme, aby nám nič neušlo.

Tomáš: Pôvodná myšlienka však bola niekde úplne inde. Chceli sme urobiť aplikáciu pre hostí v reštauráciách, aby si cez ňu mohli objednávať od stola sami. Čiže: prídem do reštaurácie, nechce sa mi čakať na obsluhu, majú veľa roboty a nestíhajú… tak si otvorím aplikáciu, kde vidím menu, vyberiem si a odošlem objednávku. Malo to byť zlepšenie služieb…

Zuzana: …prišlo to vtedy, keď čakali v podniku asi tak 100 rokov na jedno pivo. (smiech)

Tomáš: Áno, presne tak.  A logická myšlienka programátorov bola: čo keby som si tu mohol objednať sám cez QR kód a nemusel čakať na niekoho, kto sa ma opýta, čo vlastne chcem? S týmto sme teda začali. Urobili sme demo verziu a prezentovali sme ju podnikom a neskôr i zabehnutým pokladničným systémom, pretože tie objednávku musia evidovať, aby sa dostala na účet i na vybavenie na bare či v kuchyni. Povedali nám však, že oni nič také integrovať nebudú, nechceli sa s nami o tom ani baviť. Vtedy sme sa rozhodli, že si teda vytvoríme systém vlastný, a tak sme sa dostali k tomu, čo Papaya POS ponúka dnes.

papaya

 

Z nápadu na objednávanie priamo zákazníkmi nakoniec zišlo? 

Tomáš: Nateraz áno. Ukázalo sa totiž, že ambícia vyvinúť vlastný pokladničný systém nie je úplne triviálna. Ako sme do toho prenikali, zisťovali sme, že je to komplexná záležitosť a že rozhodne je čo vylepšovať i priamo tu, v kľúčovom podpornom systéme každého podniku. Ukázalo sa, že to, čo sa nám vďaka spätnej väzbe od našich prvých klientov podarilo vybudovať, je pre trh zaujímavé samo o sebe. A tak sme začali ponúkať pokladničný systém „novej generácie“.

Vráťme sa k nemu teda naspäť. Pre koho je určený?

Zuzana: Podnikatelia, najmä tí začínajúci, čelia pri výbere pokladničného riešenia dileme cena vs. funkcionalita. Za málo peňazí nedostanú viac, ako len vydávanie účteniek. No i pri nákupe drahého systému, ktorý toho už dokáže pomerne dosť, je u starších riešení problém s už zmienenou zastaranosťou a užívateľskou neprívetivosťou. Naším cieľom teda je priniesť profesionálnu funkcionalitu za rozumnú cenu komukoľvek. Prevádzkam tým pomáhame rásť od prvého momentu. Ukážeme im, čo sú ich klady, kde zrezať náklady, čomu sa venovať viac, aby mohli rásť. A keď už rastú, sme flexibilní a vieme sa prispôsobiť ich novým požiadavkám.

Tomáš: Papayu preto ponúkame vo viacerých verziách. Najmenším prevádzkam, kde si majiteľ všetko zaisťuje viac menej sám, stačí verzia Mini. To je iba appka na tablete, bez online konta. Poskytuje základný prehľad o tržbách i predaji jednotlivých položiek, takže majiteľ vie, čo ide na odbyt a vie sa na to sústrediť. Keď však už angažuje zamestnancov, potrebuje mať aj väčšiu kontrolu. Pre taký podnik je vhodná verzia Pro One. Tu už má majiteľ okrem tabletu prístup i k online kontu so všetkými službami, ktoré sme popisovali pred chvíľou. A keď pokladní v prevádzke začne potrebovať viac – napríklad v podobe tzv. mobilných čašníkov pre zasielanie objednávok na bar či do kuchyne priamo od stola hostí – dodáme mu Papayu vo verzii Pro Plus, kde počet pokladní nie je ničím obmedzený.

Zuzana: Naši klienti skutočne rastú a spoločne s nimi sa vyvíjame i my. Pre tých naozaj veľkých a úspešných vytvárame funkcionalitu aj na mieru.

Rozprávame sa iba o gastronomických prevádzkach?

Zuzana: V gastronómii sme začali a stále je to naša doména. Z pohľadu nárokov na pokladničný systém je to zároveň i najnáročnejší segment, takže napr. pre maloobchod alebo služby potrebujeme skôr zjednodušovať. To je ale určite tá ľahšia cesta, takže sa na ňu už pomaly púšťame a pozeráme sa, ako by sme mohli rásť i týmto smerom.

S Papayou ste prenikli i na český trh. Plánujete sa rozšíriť aj ďalej do zahraničia?

Zuzana: Rozhodne sa tomu nebránime. Nejaké alternatívy aj máme rozpracované – niektoré v teoretickej rovine, niekde podnikáme i aktívne kroky. Primárne sa však orientujeme na domáci trh, pretože v Česku ale i naSlovensku stále vidíme obrovský potenciál. Dostali sme sa do bodu, keď o prednostiach Papaye dokážeme presvedčiť nielen technologických nadšencov, ale i povedzme „klasické“ prevádzky. Našou prioritou preto je tento potenciál naplniť.

Tomáš: Ani sme však nevedeli, že napríklad i v Španielsku niekto používa našu aplikáciu. Je to Slovák, ktorý tam žije. Našiel si Papayu na Google Play, stiahol a používal. Ozval sa až vtedy, keď mu v nej niečo chýbalo, tak či sa to dá upraviť. Vyhoveli sme mu.

Môžete prezradiť, kde všade už váš systém používajú?

Zuzana: Papayu nájdete napríklad v bratislavských prevádzkach Orbis Food, v kaviarňach Foxford v sieti kníhkupectiev Martinus, v sushi reštauráciách EDO-KIN, v obľúbenom bistre Žufaňa, či v trendových podnikoch ako Buchtáreň, Nata Lisboa alebo kaviarne Black či BrewBar. Stále častejšie sa na nás však obracajú i majitelia prevádzok z iných kútov Slovenska, čomu sa nesmierne tešíme.

Tomáš: Áno, tento trend je super. Znamená to totiž, že naše riešenie môže mať naozaj široký dosah a netreba sa ho báť. Nejde o žiaden módny výstrelok určený iba pre „hipsterov v Bratislave“.

Pre zaujímavosť – ako vznikol názov Papaya POS?

Tomáš: Veľmi dlho sme dumali nad tým, ako náš systém nazvať. Kritériá boli: veľmi jednoduché na vyslovenie, ľahko zapamätateľné a zrozumiteľné aj pre zahraničie. Papaya nás napadla, lebo má súvis so slovom „papať“. Keďže sme pôsobili v gastronómii, bola to jasná voľba. POS je zasa klasické označenie pokladničných riešení v zahraničí – ide o skratku termínu „point-of-sale“, tj. systému poskytujúceho podporu „na mieste predaja“.

Zuzana: Názov vznikol ešte pred tým, ako som sa k tímu pripojila ja. Mne sa páči veľmi, nemenila by som.

Zuzanina odpoveď ma privádza k otázke, ako ste sa k tomuto projektu dostali. Venovali ste sa predtým niečomu príbuznému?

Tomáš: Ja som podnikal už počas školy. Navrhoval som webové a neskôr i mobilné aplikácie, ktorým som sa začal venovať s príchodom prvých smartfónov. Mal som s kamarátmi firmu, ktorá robila riešenia na zákazku. Vytvárali sme aplikácie pre klientov, napr. pre zľavový portál, stránky pre veľké spoločnosti a pod. K Papayi som tak prešiel pomerne plynule.

Zuzana: Ja som sa zas k Papayi dostala v podstate náhodou. Neviem programovať (smiech). Pracovala som najskôr v medzinárodnej poradenskej firme, kde som sa podieľala na rôznych projektoch, najmä v sektoroch finančných služieb a zdravotníctva. Tam som potom pôsobila i v „bežnej prevádzke“, vo vedení veľkej siete nemocníc. Keď som skončila, nechcelo sa mi ostať v korporáte. Moja známa, ktorá sa pohybovala vo svete startup-ov, mi vtedy navrhla, že ma môže prepojiť práve s takýmito malými firmami. Tie často tvorí tím technologických nadšencov, ktorí vyvíjajú super služby, občas im ale chýba schopnosť orientovať sa v businesse. Nadchlo ma to, vyzeralo to ako príležitosť skúsiť si zas niečo iné. A tak som už tri roky aj ja Papaya (smiech).

Papaya Pokladničný systém Team

Náhodné stretnutie teda očividne zafungovalo.

Zuzana: Áno, zdá sa, že je to tak. Prešli sme už spolu i pomerne dramatickými momentami – vlastne sme Papayu stavali na nohy takmer odznova po tom, ako sa Tomášovi pôvodní spoločníci rozhodli projekt opustiť. Paradoxne k tomu viedol moment, keď sme dostali ponuku externej investície. Tá prinášala potrebnú finančnú podporu, zároveň však zakladateľov striktne zaväzovala na pomerne dlhú dobu dopredu. No a časť pôvodného tímu na taký záväzok nebola pripravená.

Tomáš: Ja osobne som Papayi dôveroval a ukázalo sa, že Zuzana je napriek svojmu nedávnemu vstupu do projektu rovnako tvrdohlavá a motivovaná dotiahnuť to do cieľa. Našťastie sme v tej dobe získali ešte paralelnú ponuku zúčastniť sa akceleračného programu pre start-upy nazvanom Booster, ktorý organizovali prevádzkovatelia vtedy ešte fungujúceho bratislavského co-workingového priestoru The Spot. Účasť bola spojená s finančnou injekciou, ale tiež aktívnou a intenzívnou podporou pri budovaní funkčnej technologickej spoločnosti, a tak sme sa nakoniec rozhodli pre túto možnosť.

 

papaya

Bolo to správne rozhodnutie?

Zuzana: Myslím, že sa nám tú príležitosť podarilo využiť. Cesta to bola pomalšia a strastiplnejšia, ako by sme si boli bývali priali, ale sme stále tu, a určite v doteraz najlepšej kondícii. Okrem sústredeného rozvoja nášho produktu a služieb sa nám darí budovať i obchodnú stránku – teda to, ako sa na trhu presadiť medzi konkurenciou starších pokladničných systémov s ich zabehnutými predajnými a servisnými sieťami.

Tomáš: Rozvoj Papaye ako produktu však pochopiteľne ostáva kľúčovou prioritou. V službách, ktoré našim klientom ponúkame, chceme ostať na špici, a preto neustále inovujeme.

papaya

Ako ten proces prebieha? Učíte viac vy klientov alebo oni vás?

Tomáš: Je to vzájomné. Naši klienti zväčša nie sú zdatní v technológiách a nevedia si predstaviť, ako by vďaka nim práca mohla prebiehať inak, a hlavne lepšie. Čiže skôr my musíme analyzovať problém, ktorý potrebujú vyriešiť a navrhnúť im jednoduché riešenie. My vymýšľame, ale na základe ich problémov.

Zuzana: V počiatočných fázach, keď kolegovia ešte len objavovali, čo to znamená vytvoriť pokladničný systém, to bolo do veľkej miery o pochopení klientov, toho, čo riešia štandardne. Prípadne toho, čo zatiaľ neriešia, no potrebovali by­.

Tomáš: Áno, a bolo tam i veľa slepých uličiek. (smiech)

Zuzana: Teraz však klienti výsledky tohto procesu oceňujú. Máme naozaj dobré ohlasy, Papaya POS je v súčasnosti vnímaná ako efektívny, no užívateľsky jednoduchý  systém. Potrebám majiteľov a prevádzkarov sa snažíme ísť maximálne v ústrety. Ich ambíciou je ľuďom prinášať radosť a dobré gastronomické zážitky, nemajú čas ani chuť sústrediť sa na administratívu a zložité analýzy dát. Našou úlohou teda je administratívu minimalizovať a poskytovať majiteľom taký pohľad na ich vlastné dáta, aby tie správne obchodné rozhodnutia boli pre nich jednoduché.

Tomáš:  No a raz sa snáď vrátime k pôvodnej vízii, aby sme do toho vtiahli zákazníka a aby si mohol od stola objednať i sám.

 

 

Text: Branislava Hronská, SB

Foto: Ondrej Bobek

Facebook Comments

Mohlo by sa vám páčiť